Los sistemas ERP como clave de éxito para la gestión de nuestra empresa

Los sistemas ERP como clave de éxito para la gestión de nuestra empresa

¿Estás preparado para reducir costes, gestionar todos tus recursos, extraer soluciones de tus datos y añadir valor a tu empresa? Puedes digitalizar la gestión de tus recursos y centralizar la toma de decisiones para mejorar las perspectivas de tu negocio, pero ¿cómo?

Los sistemas ERP

Tomar cualquier decisión que afecte a la empresa desde un departamento sin tener una visión global de ésta podría perjudicar el trabajo de muchos. ¿Estás dispuesto a tomar las decisiones a ciegas? Es de esperar una respuesta negativa, del mismo modo que se espera que cualquier empresa tenga conocimiento en todo momento de la gestión global de sus recursos.

La conexión entre los flujos de trabajo de los distintos departamentos de una empresa se logra a través de un conjunto de herramientas de gestión automatizada e integrada que conocemos como ERPs (Enterprise Resource Planning). A través de la base de datos única que nos brinda un ERP podemos unificar e integrar todo el proceso de producción en un único sistema: desde contabilidad, finanzas, ventas, producción… Incluso los recursos más importantes como son los humanos; todo centralizado y conectado para poder tener una visión concreta y real del estado de nuestra empresa. Si bien estos programas de gestión están enfocados a facilitar la tarea inicialmente introducida, acaban influenciando tanto nuestro modelo productivo, que pueden llegar a ser una de las claves de éxito de nuestra empresa.

Los ERP nos ayudan a ser más competitivos, a incrementar la satisfacción de nuestro cliente y a reducir costes, a mejorar la toma de decisiones, a crear nuevos modelos de negocio, al análisis de la cadena de valor y a la detección y solución en tiempo real de posibles problemas gracias a sistemas de business intelligence.

¿Cómo elegir qué software ERP es el mejor para mi negocio?

 Es importante entender el poder de la información y cómo encontraremos las mejoras en eficiencia y productividad en nuestro propio sistema ERP. Debemos identificar el sector de nuestro eje de negocio para así escoger el sistema que mejor se adapte a nuestras necesidades. Vamos a fijarnos en dos visiones distintas:

La gestión hotelera

Es el claro ejemplo de la implementación de los ERP en el sector turístico. Gestionar a nuestros clientes de una forma más sencilla e incluso vinculando sus opiniones en redes sociales, agilizar los procesos de check-in y check-out, tener una visión más completa de la ocupación y planificación de futuras reservas y realizar estadísticas a tiempo real; son muestras de distintos módulos que componen un ciclo en nuestro negocio. Hay que tener presente que estos softwares se crean para mejorar nuestra experiencia en la gestión, por lo que los gráficos, las planificaciones a través de algoritmos inteligentes, los scrapings en las redes sociales y las estadísticas cocinadas con business intelligence son las características más demandadas. Queremos reducir la duplicidad, eliminar la redundancia y disminuir el error humano: queremos nuestros datos actualizados y gestionados de forma paralela, inteligente y en tiempo real. Así conseguiremos un servicio de calidad, a la altura de las expectativas del cliente y siempre innovando de modo que no solo nos adaptaremos al mercado, sino que seremos pioneros en servicios.

Industria 4.0

De pleno en la cuarta revolución industrial, o industria 4.0, se describen fábricas más inteligentes, con fabricación totalmente automatizada, procesos interconectados mediante Internet of Things, flexibilidad real en la realización de planificación humana con algoritmos inteligentes, eficiencia energética, capacidad real para adaptarse a las necesidades del cliente de una forma completamente automática… Todo este conjunto de mejoras ayudarán a cualquier empresa de este sector a convertirse en un referente. La toma de decisiones de modo completamente estratégico e inteligente repercutirá en todos los procesos de nuestro ciclo desde el diseño hasta la comercialización y el retorno de los clientes. Es por este motivo que se necesita un sistema Big Data integrador que dé un sentido unificado y optimice y simplifique la gestión de toda la empresa.

¿Encontraré un software que pueda gestionar en diagonal todos los departamentos?

La pregunta que más recibimos de nuestros clientes es si existe ya algún ERP que contemple todo los aspectos necesarios. Si bien es cierto que estos softwares consolidados son altamente competitivos, también existen muchas desventajas que decantan, en su caso, la balanza en contra. Que se tenga que pagar por licencias, que el grado de implementación sea el mismo independientemente del volumen de la empresa, que la gestión sea siempre estándar, que su acceso o almacenamiento venga condicionado por el proveedor o que sea difícil adquirir nuevas funcionalidades… Son ejemplos de cómo estos programas pueden no encajar con nuestras necesidades reales. Es por ese motivo que  nosotros creemos en la creación de módulos a medida o de última generación que se pueden enlazar fácilmente con un sistema completo y especializarse mucho más en las necesidades del usuario.

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¿Cómo sé lo que necesito en mi ERP?

Hay muchísimos programas ERP que comprenden todo el ciclo productivo, los hay de más referentes pasando por la adquisición de licencias hasta los open source más competitivos. Para saber qué sistema se adecúa más a nuestra empresa es importante contar con la ayuda externa de especialistas en el asunto: consultores tecnológicos. ¿Verdad que realizarías una auditoría estratégica para mejorar el sistema de planificación de tu empresa? La consultoría tecnológica te evaluará y realizará una radiografía de tu empresa de modo que definirá la integración de un ERP que cumpla con todas tus necesidades.

Recuerdo el caso de un cliente que necesitaba enlazar su TPV con su gestor de facturación y recursos; su ciclo de gestión empresarial estaba casi completo y añadían sus referencias de cobros por tarjeta a mano. Pues bien, como puedes imaginar, la integración se hizo posible gracias a la compatibilidad de los dos módulos y al trabajo de especialización de dicha integración. No solo ayudó a planificar mejor su tiempo, ayudó además a reducir costes y preocupaciones. Es un ejemplo de como cualquier proceso que se realiza en la empresa no solo es posible digitalizarlo, sino que además siempre puede llegar a formar parte de su visión global de gestión de recursos.

En Blue Room Innovation consideramos imprescindibles algunos módulos en un sistema de planificación: inventario, finanzas y contabilidad, recursos humanos y gestión de empleados, gestor de clientes CRM y CRM social, control de ventas y módulos de suministro. Pero también estamos convencidos que una gestión a través de módulos de inteligencia artificial no debe olvidar la planificación de marketing, el análisis de negocio, la gestión global de los proyectos internos y, por supuesto, una gestión del ciclo de vida del producto imprescindible para simular el éxito de futuros proyectos.

Módulos de reputación de clientes, análisis de redes sociales, estadísticas inteligentes, realización inteligente de calendarios, entre otros muchos ejemplos son muestras del amplio abanico de aplicaciones que podemos disponer en caso de personalizar nuestro ERP con software a medida.

 

Las necesidades de cada empresa son únicas

El crecimiento sostenido y futuro de cualquier organización está ligado a su capacidad de adaptación e innovación. Es vital entender que el proceso de innovación es constante, por lo que será común que los sistemas también cambien de forma constante para adaptarse a nuestras necesidades. No olvides que según tu eje de negocio y la capacidad de tu equipo tus necesidades son únicas.

Desde Blue Room Innovation creemos que la clave del éxito reside en identificar el potencial de mejora de tu empresa a través de la innovación y la digitalización. Cómo consultora tecnológica identificamos las necesidades de los negocios y proporcionamos las herramientas necesarias para satisfacerlas y optimizar todos sus recursos.

Un sistema ERP personalizado te ahorrará costes económicos evitando comprar licencias que quizás superen la envergadura de tu empresa o adquiriendo softwares que lejos están de tus necesidades e incluso ahorrarás tiempo, ya que el sistema proporcionará los datos de forma ágil y directa. No lo dudes: mejora tu rentabilidad general, planifica tus recursos con datos en tiempo real y adquiere por fin esa sensación que todo está bajo control.

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